關(guān)于2016級畢業(yè)生檔案材料整理裝檔有關(guān)事項的通知

各系：

2016級學(xué)生畢業(yè)離校在即，為了保證學(xué)生檔案材料的齊全完整，順利的做好畢業(yè)生檔案的裝檔工作，現(xiàn)就畢業(yè)生材料裝檔事宜做如下說明：

一、檔案裝袋內(nèi)容

學(xué)生檔案包括高中和大學(xué)兩部分，高中檔案已于學(xué)生入校時交學(xué)工處。大學(xué)檔案即將于學(xué)生畢業(yè)后裝檔，大學(xué)期間形成的、應(yīng)該裝入學(xué)生檔案的材料包括：

（1）高中檔案

（2）學(xué)生登記表

（3）畢業(yè)生登記表

（4）體檢表

（5）獎懲材料

（6）成績單

（7）報到證（白聯(lián)）

二、檔案封面填寫

1、在檔案袋左上角用水性筆寫好學(xué)生姓名、學(xué)號；

2、檔案袋上姓名、性別、籍貫依照《學(xué)生登記表》核對無誤后填寫；

3、必裝項目名稱（高中檔案、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、體檢表、成績單、報到證）必須寫在檔案袋上，若缺則不寫件數(shù)，并清理出來單獨放在一邊；非必裝項若沒有則名稱不必寫在檔案袋上。

三、裝檔注意事項

窗體頂端

1、由于集中裝檔的時間緊、任務(wù)重，請各系務(wù)必在檔案轉(zhuǎn)接前將材料準備工作做好，避免裝檔時出現(xiàn)混裝、錯裝現(xiàn)象，裝完的檔案按學(xué)號從小到大順序排序，小號在上大號在下。

2、在裝袋時，請務(wù)必認真仔細核對已裝入檔案袋中的大學(xué)檔案材料有無多裝、漏裝、混裝現(xiàn)象，特別注意同名同姓學(xué)生檔案的裝袋。

3、對于緩畢業(yè)、參軍、退學(xué)、休學(xué)、留級等原因不投寄的檔案，必須在其高中檔案袋上用鉛筆注明原因，并清理出來單獨放在一邊，由裝檔老師簽字確認。

4、對于在畢業(yè)生名單之列但缺成績單的學(xué)生檔案清理出來按學(xué)號順序從小到大排列后單獨放在一邊由裝檔老師簽字確認。

5、為確保裝檔工作順利進行，請各系選派一名老師為系部畢業(yè)生檔案裝檔負責人，對系部檔案材料進行核查，并以輔導(dǎo)員為單位填寫畢業(yè)生歸檔材料移交匯總表（見附表一）確認無誤后交學(xué)工處。

附表一：2016級畢業(yè)生歸檔材料移交匯總表

                                      學(xué)生工作處

2019年5月7日